ビジネス文書の書き方

社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
そのためには守らなければならないルールがあります。


1.　『結論優先』が原則：先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に
　　意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにします。


2.　簡潔な文章にする：センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、
　　一読して内容がわかる工夫が大切です。


3.　事実は正確に：自分の感想やあいまいな表現は使わない様にしましょう。
　　とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、
　　データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。


4.　わかりやすいことばを使う：その業界にしか通用しないような略語や
　　専門用語はとくに社外文書ではタブー。
　　誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意しましょう。


5.　書いたら読み返す：公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、
　　上司のチェックを受ける。とくに社外文書は『会社としての文書』くれぐれも注意を。


オフィシャルレターのこれがタブー


●　あらたまった縦書きの手紙文の場合、目上の人の名前などが行末に来たり、
　　2行にまたがるのは、失礼。相手に関することばはなるべく行の頭にくるように、
　　自分の名前などは行末にくるよう文章を配分する。


●　商品名・地名・数字・熟語も、2行にまたがらないようにする。


●　後付（日付・差出人名・受取人名）が2枚にまたがったり、
　　後付だけが２枚目にならないようにする。


●　手書きで1文字でも間違えたときは書き直す。修正液で消して直すのは失礼。


これらの事に気をつければいい文書が作れると思います。
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