議事録の書き方

どこの会社でも会議や、ミーティングなどで今後の方針や商品の開発など、
いろいろな事を話し合うと思います。
議事録を書いておかないと会議をした意味がないので、必要になってきますが、
ちゃんとした書き方をしていないと、それも意味がありません。
正しい書き方を知っておきましょう。

●議事録
　数ある社内文書の中でも、議事録は誰にでも書かなければならないときがあるものの、最たるものではないでしょうか。かく言う南風も、ほかの社内文書は書いたことがないくせに、議事録だけは何度も書かされた経験があるほどです。初めて書いたときは何度もダメを出され、苦い経験をしたものですが、今ではダメも出されず、上手だとほめられる（？）ようにまでなりました。その秘訣をお教えしましょう。


1. 題名をはっきりと、身元も明らかに
　何の会議の議事録なのか、題名にしっかり盛り込むことが大事です。ただ「議事 録」だけでは、題名とは言えません。これを読む人は、会議の出席者ではないのです。このことは重要です。この後の説明にも関わることですので念頭に置いておいてください。
　さらに作成日と作成者、このふたつは文書の身元を明らかにし、公文書（企業内だけですから厳密には私文書ですが）としての属性を付与してくれます。わたしも、これを忘れることが何度もありました。議事録をテンプレート化して、このふたつを初めから入れておくと忘れないでしょう。


2. 日時・場所・出席者名を最初に
　日時と場所は、メモの段階から忘れないように書いておきましょう。忘れやすいといってまず思い浮かぶのは、南風の経験からしても、やはり「終了時間」でしょう。後から営業日報なんかを引っ張り出すのでは時間のムダです。忘れないで。わたしはこれしか言えません。
　出席者名には、肩書きが重要です。記載する順番で神経をすり減らすこともしばしばだからです。
　役職者が出席する場合は、身分が高い順に書きます。あとは部長、課長、係長…と順番に書いていけばいいのですが、困るのは同列の人たちです。左の図でも、営業部長以下はみんな課長ですよね。こういうときには会社の組織図を見て、部署間の上下関係で判断しておけばいいでしょう。


3. 議事は箇条書きに、過去形が基本
　議事を書くために大事なのは、時系列をしっかりと骨組みに置くことです。まずテーマを最初に書き、それに対する決定事項を、決まった順に書いていくのです。これは大して難しいことではないでしょう。難しいのは、余計なことを書かないようにする「推敲」作業です。再度言いますが、これを読むのは会議の出席者ではありません。余計なことは必要ありません。「○○課長が○○という意見を出したところ、○○課長がそれに反論し…」などという実況中継は、この際不要です。冷たいようですが、決定事項だけを冷静に並べる、これだけでいいのです。時系列を把握するのに最適なのは箇条書きですから、「会議の節目」のようなものもしっかりと感じ取る努力が必要ですね。


　また、決定事項は過去形が基本になりますが、「これからの継続審議」である事柄については、無理して過去形にすると長ったらしくなってしまいます。過去形と現在形、そして未来形の入り混じった文、それは日本語においては、決してタブーではなく、むしろ美文の基礎であることを覚えましょう。

南風博物館より引用しました


これを憶えておく事で書かされる事は増えるかも知れませんが、
上手に書くに越した事はありませんので、是非利用してみて下さい。

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