業務報告書/出張報告書

業務報告書は、営業をなさっている方々にとってはなじみ深く、
それ以外の業務に携わっている方々にとっては見慣れない文書であると思います。
ここでは簡単なルール、セオリーなどについて書かせてもらいます。


外回りをされている営業の場合、時間を正確にすることは絶対条件です。
また商談実績はできるだけ詳細にしなければならないので、
一件終えたら、とりあえずどこかでメモを取っておくといいでしょう。
メモする内容は、お客様からの苦情、要望、提案はもとより、
同業他社情報、誉められたことなど何でもいいでしょう。
記載事項に関する社内規定でもない限りは、何でも書きましょう。
ただし、箇条書きにすることは忘れずに。


メモは様式化すると便利です。たとえば行き先、所要時間、
交通費など書かなければならないことは事前に表にしておき、
記憶が薄れないうちに書きとめられるようにしておきましょう。
退社するときに思い出すのではいけません。お客様からの情報なども同様です。
また、出先に行く前に「今日はこういうことを提案しよう」と自分で決めておけば、
受け答えもスムーズになるのではないでしょうか。

　
出張報告書を書くときは、つねにメモを絶やさない努力が必要です。
会議などに出席するための出張ではなおさらです。
プレゼンテーションなどに参加したときは、資料は必ずもらってきましょう。
報告書に添付するためです。
また、それに対する自分の意見も考えておくといいでしょう。
出張報告書に書くときは、まず聞いてきた、
話し合ってきた議題について客観的に記してから、
感想として私見をまとめて書きます。
その際、もらってきた資料は「詳しくは添付資料を参照」という形で利用できます。
また、数値的なデータは正確に書きましょう。推測はいけません。


以前のコラムでも書きましたが、メモは大変重要になってくるので、
何かあったらメモをとるのを習慣付けましょう。


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