IT化

ＩＴ化でペーパーレスになったのか？


コンピュータは紙の文書（紙媒体）を大幅に減らしてくれるもの。
と期待されていたが、減ったのだろうか？
オフィスでは紙媒体をデジタル化しコンピュータ内にファイルする事を
目的としＩＴ化を推進した。
ＦＡＸはＥメールに、書類はＭＳワード等の文書ファイルに、
カタログはデータベースに、取扱説明書はＰｄｆファイルに、
今時の企業ならば別に珍しくとなんともない事だ。


それで、オフィスはペーパーレスとなったのだろうか？
しかし、ならなかった。何故だろうか？


文章がデジタル化した事により簡単に作成できる。
Ｅメールで送られてきた文章は簡単に印刷できる。
そのＥメールは同胞メールとして簡単に大勢のスタッフやに転送される。
そして同じように印刷される。
資料などは、手書きの頃は書いては消しての繰り返しだった。
それがワープロとなり、簡単に入力して印刷する。
誤植を見つけては手直してまた印刷する。
この様な状況が簡単にコピーも印刷もできてしまうので、
原紙という観念がなく重要性が失せている。


人はなぜ印刷して見るのだろうか？答えは簡単で、
多くのデジタル文章やデータが紙に印刷する事を想定してデザインされているからだ。


その為、コンピュータのディスプレイでは見づらいのだ。
そして、法制度・行政指導上の理由によって紙ベースの文書の保存義務がある。


実際に、企業ではシステムのバックアップとしてフロッピーディスクで納めたものを、
同時に紙の書類しても納める。その時、納めた書類が
ざっと５ｃｍのファイルで１００冊程もあった。
この時、プリンターとコピー機は、ほぼ５日間稼働する事になる。
ペーパーレス化する事を夢みてＩＴ化した事が、
逆に紙の使用量が増えてしまう逆転現象が起きている。


あなたのオフィスのプリンターは動きっぱなしになってないだろうか？

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