ビジネス文書の書き方セオリー

契約書や誓約書など、様々なビジネス文書がありますが・・・これを頭から作るのって、とても大変ですよね。
その際のセオリーを列挙してみました。

１．社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
明瞭簡潔にというのは絶対ですね。
「何を伝えるのか」をまず最初に明確にし、体裁などが先にきてしまわないように気をつけたいですね。

２． 『結論優先』を何よりも優先に
「これがこうなるから、こういう結果が得られます」と書くのではなく、「この結果のために、これをします」と書かなければいけません。
そのために必要な資料を用意するのも当然ですし、明確な結論を先に述べるのがベストです。
先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめ、タイトルをつけて内容がひと目でわかるようにするとGOODです。

３． 文章はコンパクトにし、長々と書かない
センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切ですね。
図やグラフを交えるなどによって視覚的に訴えるのも、ひとつです。

４． 正確なデータを元に資料を増やす
自分の感想や憶測、あいまいな表現は使わないこと。
特に数字や日時、金額、数量などは、データを確認しながらキチンと書きましょう。
データのソースが正しい物か、新しい物か、しっかりと把握しておきましょう。

５． 専門用語を避け、必要な際は注釈を用意する
その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブーです。
誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意しましょう。

６． 見直しをしっかり、上司の評価を得られる書類を目指す
出来上がったら細かな数字はモチロン、誤字脱字などもしっかりとチェックしましょう。
上司のチェックを受けて、客観的な意見などを前向きに受け止めましょう。
社外文書は『会社としての文書』となります。意識を高めて、望みましょう。

書類を一枚作るだけでも、ものすごく大変な作業です。
たかが一枚、されど一枚。その一枚がもたらす結果をしっかりと自分自身が意識して作ることが何よりも大事なことですね。
書楽.netでは、様々な書類を準備して、こういった皆さんの手助けになるように願っております。
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